Communicatie & Pitchen! De Lead Your Future academy part 3

Dagelijks zijn wij bezig met communicatie. Op verschillende vlakken spreek je soms wel tientallen mensen. Communiceren is iets wat wij dagelijks doen zonder er echt daadwerkelijk bij na te denken. Op een bepaalde manier denken wij natuurlijk wel na over de dingen die we zeggen en de manier waarop. Maar waar wij niet over nadenken is hoeveel invloed communicatie echt heeft. Verbaal of non-verbaal, je bent altijd wel aan het communiceren.

Zeker als toekomstige young professional is het heel belangrijk om precies te weten hoe je op een effectieve manier kunt communiceren met je collega’s. Je wil natuurlijk ruis door miscommunicatie vermijden in de samenwerking met hen. Er is nooit echt een perfecte manier om met elkaar te communiceren, maar er zijn natuurlijk altijd handige tips en tricks die je daar heel goed bij kunnen helpen.

Deze maand stond de masterclass van de Academy in het teken van ‘Communicatie & pitchen’. Martijn Bruil, communicatie-expert van digiGO, ging in deze masterclass in op wat de kenmerken zijn van communicatie, welke aspecten invloed hebben op het communicatieproces, en wat wij als young professional zelf kunnen doen om communicatie voor onszelf en naar anderen te verbeteren. In deze blog neem ik jullie mee door de meest waardevolle inzichten die ik tijdens de masterclass heb opgedaan.

Om heel eerlijk te zijn ging ik de masterclass in met de verwachting dat wij een alledaagse saaie theorie les kregen over communicatie. Wat het inhoudt, hoe je het beste kunt toepassen en wat je beter of anders kunt doen. De basics, maar de dag zat toch iets anders in mekaar. Iedereen kreeg de mogelijkheid om een korte pitch te geven over wie zij zijn, wat ze doen en welk probleem zij ervaren, met communicatie, tijdens hun (bij)baan. Dat ging ons allemaal best goed af en was het best grappig om te zien hoe iedereen verschilt in de manier van communiceren. Na het geven van de pitches ontvingen wij feedback en werd er aan de hand van de overkoepelende vragen theorie behandeld. Door elkaars feedback kregen wij niet alleen meer inzichten maar ook meer handvatten om communicatie voor onszelf te verbeteren. Er zat bijvoorbeeld een teamgenoot bij die de voorbereiding voor haar pitch in mijn ogen perfect had uitgevoerd. Tijdens haar pitch nam ze ons volledig mee in wat er bij haar op de werkvloer speelt, welke opdracht zij daar uitvoert en op welke manier zij deze uitdaging binnen haar team probeert op te lossen. Leerzaam om te zien hoe zij dat deed.

Tijdens de uitleg merkte ik op dat je met kleine veranderingen qua gedrag en houding een boodschap al heel anders kunt overbrengen. Na de eerste ronde feedback die wij kregen tijdens onze pitch, hebben wij dit meteen kunnen toepassen bij de andere opdrachten.

Essentie van deze training; je wilt eigenlijk dat iemand meteen snapt en begrijpt waar je het over hebt als je iets communiceert of presenteert.   

Als je een prestatie, meeting of een gesprek voert met een collega of je wilt je communicatie skills verbeteren, onthoud dan deze tips:

• Met een goede voorbereiding loop je meteen 10 stappen voor!
• Ben je ergens onzeker over of weet je niet precies wat je moet doen? Check het altijd even bij je manager of leidinggevende, vragen stellen geeft duidelijkheid
• Wees je bewust van je doel en de informatie die je wilt delen, daar pas je de inhoud en vorm op aan.
• Denk tijdens de voorbereiding van een presentatie, meeting of werkzaamheden goed na over wie of wat je daarbij nodig hebt om het tot een succes te brengen.
• Geef kleur aan je verhaal. Door iets persoonlijks te delen met anderen creëer je een band die edie ervoor zorgt dat je boodschap of presentatie positief ontvangen wordt. Iets persoonlijks, zoals dat je op voorhand onderzoek doet naar degene met wie je aan tafel zit om te kijken of er persoonlijke overeenkomsten zijn in interesses of andere zaken De verbinding zorgt dat je met elkaar meer voor elkaar krijgt
• Dress to impress! Wil je professionaliteit uitstralen? Zorg dan dat je je op een manier kleedt die past bij hoe je wilt overkomen.

Wat mij toch het meest bijgebleven is, blijf altijd authentiek en dicht bij jezelf. Door jezelf te zijn, vragen durven te stellen, je goed inhoudelijk voor te bereiden en bewust bent van de manier waarop jij met anderen communiceert, maak jij als persoon in een professionele setting al een heel groot verschil. 

Gezien het voor ons young professionals heel belangrijk is om te achterhalen hoe wij communicatie voor onszelf kunnen verbeteren, is het voor bedrijven en organisaties ook heel belangrijk dat de communicatie hierbij aansluit. Hieronder volgen wat tips!

Een model of handvat voor goede communicatie dat hier makkelijk bij gebruikt kan worden is het IPR-model. IPR staat voor Inhoud, Proces en Relatie. Deze drie aspecten zijn fundamenteel voor een goede samenwerking met je collega’s, communicatie of presentatie…het model werkt als volgt:

1.    Inhoud; de inhoud en opbouw van je communicatie of presentatie is van essentieel belang. Deze moet concreet worden geformuleerd en waar nodig neem je beslispunten of activiteiten op die belangrijk zijn voor degene die het leest of die naar je presentatie luistert. Zorg ook altijd dat je de inhoud ervan goed afstemt op je doelgroep. 

2.     Proces; tijdens het proces van communiceren, samenwerken of presenteren wil je zorgen dat je optimaal contact houdt met je doelgroep. Dit geldt zowel op inhoudelijk als persoonlijk vlak. Als je de mensen op voorhand alvast op de hoogte brengt wat je gaat presenteren of wat je van ze wil, zijn ze al een beetje voorbereid. Dat maakt het geven van bijvoorbeeld een presentatie makkelijker. Zorg tijdens de presentatie voor de juiste interactie met je toehoorders en vat aan het einde van de presentatie samen wat je hebt afgesproken met de groep of dingen die jij voor hen gaat doen. 

3.     Relatie; zorg in de samenwerking, communicatie of presentatie dat je verbinding houdt met de mensen. Doe dat vanuit een authentieke en persoonlijke manier. Indien je vastloopt in je presentatie of samenwerking, zoek dan eerst uit waar het aan ligt. Zit het op het proces (samenwerking of jouw communicatie), de inhoud (hebben we het over hetzelfde of zijn we het op de inhoud niet met elkaar eens?), of de relatie (zitten we als persoon niet op een lijn).

You've got the key for communication!